Bedrijfsvoering

In deze paragraaf staat de bedrijfsvoering centraal. Bedrijfsvoering gaat over de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen van de gemeente Hilversum te realiseren. Een goed ingerichte en werkende bedrijfsvoering is daarmee een belangrijke randvoorwaarde om de doelstellingen die in de begrotingsprogramma’s staan, te realiseren.

De maatschappelijke opgaven veranderen snel. Dat vraagt een organisatie die enerzijds de stabiele processen goed en eenvoudig kan inrichten en anderzijds een organisatie die zich kan aanpassen aan de veranderingen in de samenleving en daarover adequaat en integraal kan adviseren. Twee-benigheid wordt continu van de organisatie gevraagd.

Sinds maart 2020 is de context waarbinnen het bestuur en de organisatie werkt totaal veranderd. Door de maatregelen die zijn getroffen om het corona-virus te beheersen, werkte een groot deel medewerkers thuis. Het is gelukt om in korte tijd alle voorwaarden te creëren waardoor de medewerkers, het college en de raad het werk grotendeels vanuit huis konden doen. Een ander deel was meer dan ooit nodig in de frontlinie. Binnen en buiten de organisatie is extra en ander werk verricht om op de effecten van het coronavirus te reageren. De organisatie is zich, net als iedereen, gaan richten op het vormgeven van een anderhalvemeter-samenleving.

Het jaar 2020 is op meerdere fronten een bijzonder jaar geweest. Het adaptief vermogen van de organisatie in haar totaliteit is flink uitgedaagd. Niet alleen is een groot deel van het werk online gedaan, er is ook een groep medewerkers die extra werk hebben moeten doen wat uit de crisis en de landelijke maatregelen voortvloeit. In maart vorig jaar was het perspectief niet scherp dat dit zo lang zou duren. Daarnaast zijn de ambities voor Hilversum onverminderd voortgezet. Ook politiek is er de nodige druk op de organisatie geweest om te deze ambities verder te brengen. Dit alles resulteert in een flinke werkdruk waar ondanks alles de loyaliteit van medewerkers sterk aanwezig is gebleven.

Samenwerken in netwerken en met externe partners

G40
Het G40-stedennetwerk is het netwerk van veertig (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in de stedelijke vraagstukken. Het belangrijkste doel van het G40-stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen op diverse beleidsterreinen, richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries. We zetten zowel ambtelijk als bestuurlijk in op een actieve participatie in het G40-netwerk. Dit doen we door deelname aan themabijeenkomsten, netwerkdagen en ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten. We bouwen de actieve bijdrage verder uit met als doel netwerken, kennis delen en samen optrekken bijvoorbeeld richting VNG of het Rijk op het gebied van bijvoorbeeld tekorten binnen het Sociaal Domein.

Metropoolregio Amsterdam (MRA)
De Metropoolregio Amsterdam is het samenwerkingsverband van de provincies Noord-Holland en Flevoland, 32 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt kwaliteiten in die het totaal versterken. De kracht van de MRA is de diversiteit, zowel economisch, stedelijk als landschappelijk. De Metropoolregio Amsterdam behoort tot de Europese top vijf van economisch sterke regio’s. Eind 2020 is de huidige MRA agenda geactualiseerd. Prioriteit heeft het aanjagen van de economie, het verbeteren van de bereikbaarheid en het bouwen van woningen.

Samenwerking binnen de regio Utrecht.
De samenwerking met de regio Utrecht wordt verder versterkt. Dit omdat diverse bovenregionale vraagstukken zoals mobiliteit, economische ontwikkeling en natuurontwikkeling ook bovenregionale oplossingen vragen. Daarnaast bieden het schaalniveau en de vraagstukken van steden als Amersfoort en (in mindere mate) Utrecht goede mogelijkheden om kennis en ervaring te delen. Deze samenwerking komt onder meer tot uitdrukking in het mede aandeelhouder zijn van de medio 2020 opgerichte Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Regio Utrecht. Deze organisatie heeft drie kerntaken: ondersteunen van bedrijven op het vlak van business development, trade en invest en kent een investeringsfonds. Dit alles binnen de mede door Hilversum vastgestelde kaders van de Regionaal Economische Agenda Regio Utrecht. De gemeente Hilversum is volwaardig lid van de Economic Board Utrecht. In de inzet van Hilversum wordt ook de regio Gooi en Vechtstreek betrokken. Hilversum positioneert zich op deze wijze als het scharnier tussen de regio Amsterdam en de regio Utrecht.

Samenwerking en gastheerschap in de bedrijfsvoering
De gemeente Hilversum werkt op een aantal onderwerpen samen met de regiogemeenten. Zo wordt een aantal ondersteunende diensten verricht voor buurgemeenten Gooise Meren en Wijdemeren. Deze kostendekkende gastheerschappen op eerstelijns ICT-beheer, financiële-en salarisadministratie, belastingen en geo-informatie zijn geïmplementeerd en werken naar tevredenheid van de partners.
Vanuit het gastheerschap Wijdemeren heeft de gemeente Hilversum in 2020 de woonlastennota t.b.v. Wijdemeren verstuurd. Tevens heeft de gemeente Hilversum voor de gemeente Wijdemeren de herwaardering gedaan t.b.v. de WOZ waarden.

Communicatie en participatie
Met de, energietransitie, wijkgericht werken, binnenstedelijke ontwikkellocaties, het sociaal domein, de economische (media) agenda, een stevige mobiliteitsvisie en nog veel meer ontwikkelingen wordt er veel gevraagd van de stad en haar inwoners. De inzet in 2020 is gericht geweest op het communicatiever en participatiever maken van de organisatie en meer ruimte geven aan participatie met de stad. Een visie op interne communicatie staat in 2021 op de agenda.
Centraal in de communicatie staat het optimaliseren van de eigen kanalen zoals de gemeentelijke pagina’s in de Gooi en Eembode (Raadhuis aan Huis) en social media-kanalen als Facebook en Twitter. Er wordt meer ingezet op beeld. Beeld – bewegend en statisch – is in toenemende mate invloedrijker dan tekst. De ingezette werkwijze in 2020 om meer te doen met videoboodschappen en vlogs wordt verder vormgegeven. Zo ook het experimenteren met podcasts.

Voor de gemeente geldt dat ze een voorbeeldfunctie heeft. Onderwerpen die de gemeente belangrijk vindt, moet zij ook zelf goed regelen in de bedrijfsvoering. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een duurzame bedrijfsvoering en het beschikbaar stellen van arbeidsplaatsen voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.

Organisatieontwikkeling
Twee-benigheid, het hart van de in 2019 door het college vastgestelde organisatievisie, is nog steeds richtsnoer voor het handelen. “Open en nieuwsgierig aan de ene kant, robuust en betrouwbaar aan de andere kant. We kiezen bewust voor de juiste rol in elke situatie en zijn realistisch in de afspraken die we maken. We verbinden ons met elkaar, met ons bestuur en met de wereld om ons heen.”
In 2020 is in het kader van doorontwikkeling binnen de bedrijfsvoering een aantal organisatorische veranderingen gerealiseerd, met als doel de rol van businesspartner te vergroten. Intern wordt de komende tijd ingezet op vijf focus punten: partnerschap, vereenvoudiging van regels en procedures, borgen van afspraken, de doelstelling centraal stellen, integrale advieskracht vergroten en tot slot het creëren van goede randvoorwaarden voor alle medewerkers.

Inclusieve organisatie en social return on investment
Het gemeentebestuur werkt aan een samenleving waaraan iedereen optimaal kan deelnemen. Waarin elk individu kan participeren ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, gender, inkomen, seksuele geaardheid, talenten en beperkingen. Speciale aandacht gaat uit naar Hilversum als inclusieve werkgever. Zo wordt gebruik gemaakt van de expertise van Diversiteit in Bedrijf, een kenniscentrum van de Stichting van de Arbeid. Onze ervaring leert dat plaatsing en begeleiding in het werk en om uitval te voorkomen, blijvend aandacht en tijd vraagt. In de eerste helft van 2020 is het gelukt om drie medewerkers (2,5 fte) vanuit de banenafspraak in dienst te krijgen. Dit brengt het totaal op 10 medewerkers (8 fte). Het doel blijft om dit te verhogen naar zestien medewerkers (norm 12,8 fte). Het coronavirus is hierbij een extra uitdaging. Voor wat betreft diversiteit en inclusiviteit wordt het wetsvoorstel Eerlijk Werven gevolgd. Aan de hand van de checklist arbeidsdiscriminatie en het gesprek in de organisatie wordt besproken wat er goed gaat en wat er beter kan.
Bij Social return on investment (SROI) worden er sociale voorwaarden opgenomen bij aanbestedingstrajecten. SROI kan op verschillende manieren worden ingevuld. De prioriteit ligt bij duurzame arbeidsinschakeling van inwoners van de regio Gooi en Vechtstreek die een grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben en afhankelijk zijn van een (bijstands)uitkering. De opdrachtnemer kan echter ook kiezen voor andere MVO-activiteiten en het inzetten van een SW-bedrijf om maatschappelijke waarde te creëren voor de regio. SROI wordt standaard als (inspannings)verplichting opgenomen bij Europese aanbestedingen conform het regionaal inkoopbeleid 2017-2021 en bedraagt in beginsel 5% van de (gefactureerde) opdrachtsom.

Vanaf januari 2020 is de uitvoering van SROI belegd bij het Werkgeversservicepunt van de regio Gooi en Vechtstreek na een implementatieperiode van een jaar.
In het jaar 2020 zijn bij 8 afgesloten contracten SROI afspraken gemaakt met de leverancier. Van die 8 contracten zijn er 4 in de maand december afgesloten. Deze 4 hebben nog geen effect op de SROI waarde 2020 en worden voor nu buiten beschouwing gelaten. De SROI waarde van de 4 overige contracten bedraagt +/- € 159.000 (dit bedrag bestrijkt meerdere jaren).
Door de aanwas van de 4 nieuwe contracten komt de totale contractwaarde voor Hilversum op ongeveer € 7 miljoen, waarvan de fictieve SROI-waarde ongeveer € 412.000 bedraagt. 
Door de inzet van SROI heeft Hilversum ruim € 238.000 aan maatschappelijke waarde, dan wel besparing op de uitkeringslast, gerealiseerd voor de Regio Gooi en Vechtstreek.

Aantrekkelijk werkgeverschap en arbeidsmarkt
Ook in de gemeente Hilversum wordt bemerkt dat de arbeidsmarkt aantrekt. Het verloop onder het personeel is hoger dan de afgelopen jaren en het is lastiger specialisten te vinden. Daarbij komt dat de komende jaren meer mensen met pensioen gaan. Het zijn van een aantrekkelijke, moderne werkgever om zo mensen aan ons te binden wordt de komende jaren in toenemende mate belangrijk. Als werkgever hebben we graag een voorbeeldrol op gebied van plaatsen van mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Vervolgens is het de uitdaging medewerkers voor een aantal jaar aan de organisatie te binden en het verloop van juist de nieuwe groep tegen te gaan. Ook vraagt het lef en begeleiding van het management om nieuwe medewerkers met minder ervaring dan gewenst, aan te nemen en gericht op te leiden. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is het brede aanbod van (interne) cursussen, opleiding en training van de Hilversum Academie.
Om de impact van de coronacrisis op de medewerkers goed in beeld te hebben, zijn een tweetal COVID-19 onderzoeken uitgevoerd, waardoor er gerichte vervolgmaatregelen konden worden getroffen en de communicatie naar de medewerkers kon worden versterkt.

Tijd en plaats onafhankelijk werken
De veranderende manier van werken stelt hoge eisen aan de werkomgeving en de digitalisering. Soms focuswerk achter een bureau, overleggen/afstemmen met collega’s of netwerken of werken waar het werk zich voordoet. Mobieler, flexibeler, digitaler en slimmer werken stelt hoge eisen aan de digitale apparatuur, - infrastructuur en - applicaties die passen bij de technologische ontwikkelingen en de eisen van informatiebeveiliging. Medewerkers zijn zich ervan bewust dat er correct en veilig gewerkt wordt met gegevens van zowel inwoners als medewerkers.
Dat betekent dat er goede up to date spullen nodig zijn om het werk goed te doen. Bovendien wil de gemeente Hilversum vanuit goed en aantrekkelijk werkgeverschap medewerkers de juiste faciliteiten bieden om te kunnen werken. Om die reden wordt mobiele apparatuur (waaronder laptops en smartphones) in bruikleen verstrekt aan medewerkers.

Personeel
Per 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) ingevoerd. Dit houdt in dat de medewerkers van de gemeente Hilversum niet meer onder het ambtenarenrecht vallen, maar onder het private arbeidsrecht. Medewerkers blijven wel ambtenaar en behouden hun ambtelijke status.

I-visie
De I-visie is vastgesteld om richting te geven aan de informatiehuishouding van de gemeente en de bijbehorende ICT-oplossingen. De gemeente Hilversum conformeert zich zoveel mogelijk aan de landelijke ontwikkelingen vanuit de VNG, waaronder Samen Organiseren en Common Ground.

 Met de I-visie wordt bereikt dat:

• De dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en bezoekers van Hilversum centraal staat in de informatievoorziening;
• Ontwikkelingen in de markt op gebied van digitale serviceverlening worden gevolgd en een inspiratiebron zijn;
• Digitale dienstverlening (E-diensten en portals) de producten en diensten ondersteunt die de gemeente levert;
• De informatievoorziening de organisatie faciliteert en ondersteunt in haar informatiebehoefte;
• Auditing op data integraal onderdeel uitmaakt van de kwaliteitsbewaking;
• De informatievoorziening modern, wendbaar en solide is, gebaseerd op architectuur en standaardisatie.

Vervanging kernapplicaties
De komende jaren worden veel kernapplicaties vervangen. Hier liggen meerdere redenen aan ten grondslag. Daar waar mogelijk wordt vereenvoudiging doorgevoerd. Van de aanbestedingen die in 2020 gedaan zijn, lopen de implementaties door in 2021. Denk hierbij aan het zaaksysteem, de Basis Registratie Personen (burgerzaken) of een nieuwe VTH-applicatie (vergunning, toezicht en handhaving) om de Omgevingswet te ondersteunen. Hiernaast worden in 2021 weer nieuwe aanbestedingstrajecten gestart, bijvoorbeeld voor de financiële administratie.
In 2020 zijn verschillende implementaties van nieuwe systemen gestart (waaronder E-HRM en zaaksysteem, welke 4 januari 2021 is live gegaan). Om een moderne datagedreven organisatie te zijn, zijn in 2020 stappen gezet naar een integraal hardwaresysteem waarin functies als onder meer telefonie en data-opslag in één totaaloplossing worden aangeboden. Hierdoor kan onder meer de datatransitie worden vormgegeven. Voor ICT-investeringen en innovaties wordt ook samengewerkt met Gooise Meren.
In 2020 zijn twee projecten uitgevoerd die in belangrijke mate bijdragen aan de bedrijfscontinuïteit van de gemeentelijke processen bij stroomuitval: verplaatsen van de ICT Main Equipment Room (MER) en het aansluiten van een permanent noodstroom aggregaat voor het raadhuiseiland.

Data gestuurd werken
Een datagedreven organisatie vraagt van onze organisatie wendbaarheid, inzicht in onze processen en standaardisatie (centrale datastrategie). Data gestuurd werken vraagt om oefenen en om stapsgewijs te bouwen aan de basis zoals werkwijzen, architectuur en toegang. Er worden inspiratiesessies georganiseerd om bruikbare ideeën op te doen en geëxperimenteerd met dashboards. Met interne controles borgen we afspraken over onze processen in de informatieketen, en organiseren we toezicht en feedback (monitoring).

3.5.6.1 Naar een rechtmatigheidsverantwoording in het verslagjaar 2021
Het ministerie werkt aan nieuwe wetgeving met als doel dat het college zich vanaf het verslagjaar 2021 zelf verantwoordt over de financiële rechtmatigheid. Nu controleert de accountant dit nog. De accountant zal vanaf dat moment controleren of de verklaring van het college getrouw is. Voor de komende jaren betekent dit dat de rolverdeling tussen de lijnorganisatie, de control organisatie en de auditorganisatie verduidelijkt dient te worden. Het rechtmatig handelen wordt primair in de lijnorganisatie geborgd. De control organisatie zorgt voor inrichting van processen, systemen en rapportages die dit mogelijk maken. De auditorganisatie controleert onafhankelijk of de samenwerking tussen lijnorganisatie en control-organisatie goed werkt en adviseert over verbetering. Als de wetgeving bekend wordt, zal er een plan worden opgesteld om te kunnen voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Interne beheersing
Het proces van interne beheersing begint met inzicht om met elkaar te komen tot continue verbeteringen. Naast de toenemende regeldruk zijn ook andere thema’s op het toneel verschenen zoals privacybescherming en informatiebeveiliging. Deze zijn ook essentieel voor de mate van interne beheersing. In 2020 is het fundament gelegd voor een duidelijk rolverdeling tussen de lijn-, de control- en audit organisatie. Deze verdeling heet ook wel de three lines of defence (3LOD). De eerste verdedigingslijn is nadrukkelijk ingebed in de operationele bedrijfsprocessen en de leidinggevenden zijn hiervoor als eigenaar verantwoordelijk. De tweede verdedigingslinie is voornamelijk een staffunctie ten dienste van de eerste lijn, heeft een adviserende en monitorende rol op de risicoprofielen van bedrijfsprocessen en vervult hiermee de rol van poortwachter. De derde verdedigingslinie heeft een controlerende functie gericht op het toetsen van de effectiviteit van de eerste en tweede verdedigingslinie.  Een effectief beheersingsmodel gebaseerd op 3LOD vereist visie, ambitie en onderlinge afstemming. Een eerste stap hiervoor is het opstellen van een visiedocument integrale interne beheersing uitmondend in beleid. De scope van dit beleid behelst alle thema’s die de gemeente wenst te beheersen zoals privacybescherming, informatiebeveiliging en rechtmatigheid. Met instrumenten als het Algemeen Controle Plan, de visiedocumenten en strategie ontwikkeling ligt de verantwoordelijkheid voor beleid en bedrijfsvoering nadrukkelijker bij het management met duidelijke verantwoordingslijnen naar concerndirectie en college. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 is de eerste stap in de ontwikkeling naar een control statement over beleid en bedrijfsvoering.
Ter voorbereiding op de verplichte expliciete rechtmatigheidsverantwoording is er in 2020 een plan uitgewerkt om over 2020 te komen tot een in control statement over de financiële rechtmatigheid. De komende jaren breiden we de reikwijdte van het in control statement uit tot sprake is van een integrale verantwoording van het college over kwaliteit van sturing en beheersing.

3.5.6.2 Privacy en informatiebeveiliging
Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeente Hilversum voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. De beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatiesystemen en vertrouwen in informatie (privacy en controleerbaarheid) zijn van groot belang. Inwoners, bedrijven, ketenpartners en medewerkers van onze organisatie verwachten betrouwbare informatie. Informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy staan centraal. In 2020 is hernieuwd Privacy- en informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. De kern is het borgen van de verantwoordelijkheid van de organisatie. In 2020 is gestart met een traject voor bewustwording over de risico's en oplossingen voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Dit betreft een meerjarig leertraject dat doorloopt in 2021 en 2022. Extra aandacht in 2021 is de invulling van specialistische juridische ondersteuning op het gebied van de AVG.
De informatiesamenleving ontwikkelt zich razendsnel, zeker de informatie- en communicatietechnologie (ICT). Ook Hilversum ontwikkelt zich tot een data-gedreven, data genererende, data (her)gebruikende en data publicerende organisatie. Die data kunnen onder strikte condities van privacy en Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) met de partners in de stad en in de keten worden uitgewisseld en verrijkt. Maatschappelijke ontwikkelingen maken dat steeds hogere eisen worden gesteld aan de in de gemeente aanwezige informatiesystemen en de samenhang daartussen.

Informatieveiligheid en privacybescherming
Begin 2020 is het Privacy beleid 2020-2024 vastgesteld. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie en is primair gericht op alle medewerkers die in het kader van hun taak persoonsgegevens verwerken. Het betreft een overkoepelend kader waarin de maatregelen op abstract niveau zijn uitgewerkt.
Daarnaast is begin 2020 het Strategisch Informatie beveiligingsbeleid vastgesteld. Daarmee zet Hilversum een volgende stap om de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie te continueren en te bouwen aan een samenhangend pakket van maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening aantoonbaar te waarborgen. De basis voor dit strategisch beleid is de NEN-ISO/IEC 27002:2017 en de daarvan afgeleide Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Verantwoording naar de rijksoverheid
Op basis van ENSIA-systematiek wordt verantwoording afgelegd aan de Rijkoverheid over informatiebeveiliging. Ook in 2020 is deze evaluatie gedaan. Voor de onderdelen DigiD en Suwinet zijn de bevindingen gecontroleerd door een externe auditor. Het college heeft hierover een verklaring afgegeven aan de raad.

Informatiebeveiligingsincidenten en datalekken
Ook de gemeentelijke organisatie heeft te maken met het beheersen de risico’s bij van beveiligingsincidenten en datalekken. Binnen de gemeente zijn in 2020 in totaal 32 datalekken gemeld. Dit zijn beveiligingsincidenten waarbij persoonsgegevens een rol spelen.  Daarvan zijn 11 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Geen van de meldingen heeft geleid tot verder onderzoek. In totaal zijn er 238 informatiebeveiligingsincidenten gemeld en behandeld. Dan gaat het om meldingen van spam, phishing, toegangscontrole en opvolgen van meldingen van de Informatie Beveiliging Dienst over mogelijke kwetsbaarheden in systemen. Er zijn geen grote incidenten geweest.

iBewustzijn
In 2020 is gestart met een traject voor bewustwording van medewerkers over de risico's en te nemen maatregelen voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Dit betekent dat het bewustzijn vergroot is en daarmee worden incidenten en datalekken sneller gemeld. Meldingen voeden het leerproces, waardoor in de toekomst vergelijkbare incidenten vermeden kunnen worden.

Informatiebeheer
Sinds begin 2019 wordt in de gemeente Hilversum alleen nog digitaal gearchiveerd. Daarmee is een einde gekomen aan de periode van hybride (op papier en digitaal) archivering. Een deel van de (lang te bewaren) papieren archieven zijn gedigitaliseerd om zo de dienstverlening en interne informatievoorziening eenvoudiger te maken.
Het oordeel van de provinciale toezichthouder is gelijk gebleven. De provincie hanteert drie categorieën om de uitvoering van de Archiefwet te beoordelen: 'adequaat', 'redelijk adequaat' en 'niet adequaat'. De beoordeling van de gemeente Hilversum was in 2020 'redelijk adequaat'. Daarnaast doet de provincie een aantal aanbevelingen, die wij overnemen.

Toelichting op de tabel
Ad 1. De stijging van normformatie van 628 naar 662 fte’s wordt veroorzaakt doordat in de begroting 2020 extra structurele en incidentele formatiebudgetten waren toegekend, maar nog niet waren vertaald naar het aantal fte’s. Deze fte’s zijn per januari 2020 wel opgenomen in de formatie.

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).

De overschrijding van       0,8 miljoen bestaat uit de volgende onderdelen:

• Onderschrijding van   4,35 miljoen salariskosten
• Overschrijding van      4,9 miljoen aan inhuur kosten personeel
• Overschrijding van      0,25 miljoen t.b.v. advies- onderzoekskosten.

De overschrijding wordt veroorzaakt door verschillende factoren:
Belangrijke programma’s zoals Energietransitie, het Stationsgebied, Arenapark, Erfgoed en economie, hebben extra inzet / inhuur van personeel gevraagd. Daarnaast was er organisatie breed meer inhuur noodzakelijk vanwege het vervangen van langdurig zieke medewerkers. Door het extra werk van functiegroepen als gevolg van de coronacrisis zijn er meer kosten gemaakt voor beschikbaarheidsvergoedingen voor medewerkers. De druk op de financiële functies is groter door de complexere verantwoording van het Sociaal Domein, een voorbeeld hiervan zijn de uitvoering van de ToZo regelingen.
Een andere niet voorziene post waren kosten voor onderzoek en accountancy. Door nieuwe financiële risico’s die ontstonden door de COVID-19 situatie is extra geïnvesteerd in een nieuwe applicatie. Om rechtmatigheidsbeheersing structureel te borgen is ook geïnvesteerd in een applicatie en een bijbehorende training voor medewerkers. Tot slot heeft het college medio 2020 het plan Doorontwikkeling bedrijfsvoering gemeente Hilversum, en de organisatorische impact hiervan op de afdelingen Interne Advisering en Interne Dienstverlening, vastgesteld.  Met Doorontwikkeling bedrijfsvoering gemeente Hilversum vond er een herinrichting plaats in en tussen een aantal teams van de afdelingen Interne Advisering en Interne Dienstverlening met als doel de bedrijfsvoering verder te professionaliseren, volgend op de vastgestelde organisatievisie, namelijk groeien in twee-benigheid (“Verbonden en goed geregeld”) en het verstevigen van lijnsturing. Doordat tijdens de herinrichting en de nieuwe opbouw van de afdelingen Interne Advisering en Interne Dienstverlening de reguliere taken doorgingen en de COVID-19 crisis extra aandacht vroeg, was het niet te voorkomen om extra personele kosten te maken.
De overschrijding van € 778.000 komt overeen met 1,4% van het formatiebudget. Ter vergelijking: in 2017 was er een overschrijding van € 2,3 miljoen, in 2018 een onderschrijding van € 80.000, in 2019 een overschrijding van € 211.000.
Naar aanleiding van deze overschrijding van het formatiebudget zijn maatregelen genomen om de monitoring op de vaste formatie en het tijdelijke/externe personeel te intensiveren. Hiermee zal eerder worden gesignaleerd als er financiële afwijkingen ontstaan zodat hierop adequaat kan worden (bij)gestuurd.

Voor nadere toelichtingen van de activiteiten wordt tevens verwezen naar de programmaverantwoordingen.
Ad 2. De onderschrijding wordt veroorzaakt door een lagere storting in de pensioenvoorziening voor wethouders dan begroot. In 2019 was er door de lage rentestand nog een forse storting benodigd in de pensioenvoorziening voor de wethouders.

Ad 3. Het voordeel doet zich met name voor bij de uitgaven van de COVID-19. Ten behoeve van de COVID-19 is de begroting aangepast. Echter de uitgaven vallen lager uit dan verwacht.

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).

Toelichting
De redenen waarom wordt ingehuurd ten laste van het formatiebudget (ref. 1), lopen uiteen. Bepaalde vacatures worden open gehouden in voorbereiding op wijzigingen in de dienstverlening of in de organisatie. Op sommige vacatures verloopt de werving moeizaam door een krappe arbeidsmarkt. Een deel van het formatiebudget is tijdelijk, waardoor het niet prudent is om vaste medewerkers te werven voor de betreffende functies. Ten slotte wordt ingehuurd om langdurig zieke medewerkers te vervangen.

Volledigheidshalve worden ook de inhuurkosten aangegeven die direct op de taakvelden drukken (ref. 2), en de totale inhuurkosten (ref. 3). We zien de inhuurkosten die direct op de taakvelden drukken als integraal onderdeel van de kosten van de betreffende taken en activiteiten. Voor 2020 zijn de extra inhuur kosten met betrekking van de COVID-19 crisis verantwoord op het betreffende taakveld.
Het in de tabel aangegeven percentage bij 'totaal' komt overeen met het landelijk gemiddelde van
18 % (Personeelsmonitor 2019).

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).

Toelichting:

1. De huisvestingskosten betreffen de kosten van de panden die de gemeente Hilversum gebruikt voor de eigen bedrijfsvoering en dienstverlening: Raadhuis, Stadskantoor, kantoorvilla Oude Enghweg 21 en Gemeentewerf. De kosten bestaan voor ongeveer de helft uit kapitaallasten (afschrijving en rente). De andere helft bestaat uit de huur van het pand aan de Wilhelminastraat, onderhoudskosten, energiekosten, belastingen (OZB, rioolheffing e.d.) en verzekeringen. De afwijking van € 61.000 negatief is het resultaat van een extra storting in de onderhoudsvoorziening.
2. De ICT-lasten bestaan uit materiële kosten, personeelskosten en kapitaallasten. De materiële kosten bestaan uit de kosten van kantoorautomatisering (hardware) en licentie- en onderhoudskosten (software). Het negatief verschil van € 225.000 tussen begroot en werkelijk wordt veroorzaakt door de extra toegekende formatie in de begroting 2020 binnen de ICT kolom. De organisatiewijziging die medio 2020 heeft plaatsgevonden bij de afdelingen Interne Advisering en Interne dienstverlening, heeft geleid tot en gewijzigde opbouw van ICT kosten t.o.v. van de oorspronkelijke begroting. De betreffende budgetten zijn neutraal verwerkt in de begroting. Echter tussentijds heeft er geen aanpassing plaats gevonden van de kostencategorie Huisvesting en ICT.

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).

Toelichting

1. Het voordeel doet zich met name voor bij de uitgaven van de COVID-19 . Ten behoeve van de COVID-19 is de begroting aangepast. Echter de uitgaven vallen lager uit dan verwacht.

2.    Het voordeel doet zich met name door de lagere kosten ten behoeve van onderzoekskosten