4.3.2. Overhead
Een organisatie die efficiënt en doelmatig werkt en kwalitatief hoogwaardig werk levert. De overhead richt zich op de eigen organisatie en biedt ondersteuning om de taken en primaire processen zo effectief mogelijk uit te voeren. Er wordt gewerkt aan het doelmatiger en verder digitaliseren van de bedrijfsvoering van de organisatie. |
|---|
Activiteiten
● | Het verder ontwikkelen van het digitaal werken en vergaderen binnen het bestuur (Raad, College) en de organisatie. Mede gericht op het doelgerichter vergaderen met optimale inzet van automatiseringsmogelijkheden. |
|
|---|---|---|
● | Verbeteren van werkprocessen (minder stappen en afschaffen van controles welke geen waarde toevoegen). |
|
● | Organiseren van het invoeren van het landelijk Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). |
|
Toelichting op activiteiten
Videobellen en digitaal vergaderen was al langer de ambitie om thuis -en plaats onafhankelijk werken mogelijk te maken, maar mede dankzij de coronapandemie heeft hier een versnelling op plaatsgevonden. In 2020 hebben we digitaal veilige thuiswerkplekken gerealiseerd en heeft College en raad noodgedwongen online vergaderd. Met de beschrijvingen van de werkprocessen is inzicht verkregen en gegeven in de belangrijkste processtappen en de daarbij horende interne controlemaatregelen. In de afgelopen jaren waren er echter verschillen geconstateerd in de kwaliteit van de procesbeschrijvingen. In de afgelopen periode zijn hierin stappen genomen en zijn procesmatrices met de aangewezen proceseigenaren doorgesproken. Het doel is om uiteindelijk alle procesbeschrijvingen op te nemen in “Key Control Dashboard”. In het KCD zal de proceseigenaar in eerste instantie de processtappen in beeld moeten brengen. Daaruit volgen dan risico’s, beheersmaatregelen en toetspunten voor verdere interne controles. |
|---|
Financiële analyse
Bedragen x € 1.000 (- = voordeel, zonder teken = nadeel) | |||
Lasten | Baten | Saldo | |
Begroting na wijziging | 31.310 | -535 | 30.775 |
Realisatie | 31.628 | -513 | 31.115 |
Verschil (realisatie t.o.v. gewijzigde begroting) | 319 | 21 | 340 |
De belangrijkste wijzigingen zijn afwijkingen op de loon- en organisatiekosten en afwijkingen die zijn veroorzaakt door Covid-19. De afwijkingen op loon- en organisatiekosten worden centraal toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van deze jaarstukken (afwijking van € 428.000 (N) aan de lasten en € 65.000 (N) aan de baten). Door thuiswerken heeft de organisatie minder kosten gemaakt voor facilitaire zaken als koffie, papier, afval en zijn er minder opleidingen door het personeel gevolgd dan wel zijn opleidingen opgeschort. Dit resulteert in minder lasten van - € 440.000 (V).
Voor de doorontwikkeling van het Sociaal Domein en de implementatie van het nieuwe beleid is voor 2020 een eenmalig budget beschikbaar gesteld van € 300.000. Deze ontwikkeling is in juli 2020 gestart en loopt door in 2021. Van dit budget resteert € 170.000. Voor dit bedrag zal een overhevelingsvoorstel worden ingediend.
Met ingang van 2020 vallen de gemeenten onder het burgerlijk recht, ambtenaren hebben per 1 januari 2020 een arbeidsovereenkomst in plaats van een aanstelling. Dit heeft als gevolg dat medewerkers die niet op eigen verzoek met ontslag gaan recht hebben op een transitievergoeding. Bij de opstelling van de begroting 2020 was er nog geen indicatie te geven, hoeveel medewerkers dat zou betreffen, € 177.000 (N).
Overige afwijkingen zijn aanvullende kosten: opstellen strategisch huisvestingsplan, € 90.000 lasten (N), stijging kosten contract Arbodienst (in de begroting 2021 gerepareerd), € 84.000 lasten (N), stijging kosten werving en selectie door groot aantal vacatures in 2020 (boven de 100) die voornamelijk extern zijn ingevuld. Vanaf 2021 is dit budget opgehoogd, in de jaarrekening 2020 is er nog een nadeel van € 63.000 (N)
Door de Covid-19 uitbraak heeft de verbouwing van de Wilhelminastraat vertraging opgelopen.
Voor de verplaatsing van de receptie van de Wilhelminastraat zal de raad een overheveling van € 50.000 worden voorgesteld.