Effectief en efficiënt bestuurde stad

Begroting vs Realisatie

Begroot Realisatie

Opgave van de stad

Effectief en efficiënt bestuurde stad

Als bestuur geven wij het goede voorbeeld. Transparant, open en integer bouwen wij aan vertrouwen. Vertrouwen in en betrouwbaarheid van de lokale overheid is van groot belang in de samenwerking met inwoners, instellingen en bedrijven binnen Hilversum. Dit geldt ook voor de samenwerking met andere overheden. Op die manier versterken wij de positie en identiteit van Hilversum.
De samenleving verwacht steeds meer van een gelijkwaardige overheid die meedenkt. Dat betekent dat inwoners van de gemeente Hilversum behoefte hebben aan meer ruimte en verantwoordelijkheid en dat vraagt om een meedenkende rol van de gemeente. Tegelijkertijd verwacht de overheid steeds meer zelfredzaamheid bij de samenleving. Het is niet meer vanzelfsprekend dat de overheid alles regelt en bepaalt.

De externe inhuur is hoger dan begroot omdat bij de begroting minimaal aan inhuurbudget wordt geraamd. Zo zijn bijvoorbeeld inhuur door ziekte en vacatures niet opgenomen in de streefwaarde. Zie de paragraaf Bedrijfsvoering, 3.5.9 voor een nadere toelichting op externe Inhuur.

Nr.	Wettelijk	Indicator		Realisatie 2020	Bron
001	Ja	Formatie, aantal fte per 1000 inwoners	7,5	7,3	Eigen begroting/jaarrekening
002	Ja	Bezetting, aantal fte per 1000 inwoners	7,5	7,1	Eigen begroting/jaarrekening
003	Ja	Apparaatskosten, kosten per inwoner	707	721	Eigen begroting/jaarrekening
004	Ja	Externe inhuur, kosten als percentage van totale loonsom + totale kosten inhuur externen	3,9%	19,4%	Eigen begroting/jaarrekening
005	Ja	Overhead, percentage van totale lasten	11%	11%	Eigen begroting/jaarrekening

Ambities

Bestuur

4.3.1. Bestuur

Hilversum heeft een open, transparant en integer bestuur dat in de samenleving staat. Het bestuur gaat het gesprek aan. Zowel met inwoners als met bedrijven en instellingen. Maar ook in regionaal en bovenregionaal verband. Het bestuur is laagdrempelig en benaderbaar en investeert in relevante relaties en netwerken. Er wordt gebouwd aan vertrouwen in en betrouwbaarheid van de lokale overheid.

Activiteiten

●
●	Vertegenwoordigen en positioneren van Hilversum in regionaal en bovenregionaal verband.
●	Het organiseren van bijeenkomsten om te investeren in de relatie met inwoners, bedrijven, instellingen en andere overheden.
●
●	Opstellen van de nieuwe taken, rollen en verantwoordelijkheden van de raad en het college in relatie tot de Omgevingswet.
●

Toelichting op activiteiten

Ook in het bijzondere jaar 2020 is geïnvesteerd om de relatie met inwoners, bedrijven en instellingen te versterken. Zo hebben in het kader van de mobiliteitsvisie 125 participanten deelgenomen aan een digitale workshop. Ook hebben we in het kader van de mobiliteitsvisie een enquête uitgezet die door 1.800 Hilversummers is ingevuld. De invoering van de omgevingswet is landelijk met een jaar uitgesteld waardoor het niet zinvol was om taken, rollen en verantwoordelijkheden in 2020 al voor te leggen aan de Hilversumse raad.

Financiële analyse

Bedragen x € 1.000 (- = voordeel, zonder teken = nadeel)
	Lasten	Baten	Saldo
Begroting na wijziging	4.199	-1	4.198
Realisatie	4.182	-11	4.170
Verschil (realisatie t.o.v. gewijzigde begroting)	-17	-10	-27

Jaarlijks dient de voorziening (ex) wethouders op niveau gebracht te worden.

Overhead

4.3.2. Overhead

Een organisatie die efficiënt en doelmatig werkt en kwalitatief hoogwaardig werk levert. De overhead richt zich op de eigen organisatie en biedt ondersteuning om de taken en primaire processen zo effectief mogelijk uit te voeren. Er wordt gewerkt aan het doelmatiger en verder digitaliseren van de bedrijfsvoering van de organisatie.

Activiteiten

●
●	Het verder ontwikkelen van het digitaal werken en vergaderen binnen het bestuur (Raad, College) en de organisatie. Mede gericht op het doelgerichter vergaderen met optimale inzet van automatiseringsmogelijkheden.
●	Verbeteren van werkprocessen (minder stappen en afschaffen van controles welke geen waarde toevoegen).
●
●	Organiseren van het invoeren van het landelijk Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
●

Toelichting op activiteiten

Videobellen en digitaal vergaderen was al langer de ambitie om thuis -en plaats onafhankelijk werken mogelijk te maken, maar mede dankzij de coronapandemie heeft hier een versnelling op plaatsgevonden. In 2020 hebben we digitaal veilige thuiswerkplekken gerealiseerd en heeft College en raad noodgedwongen online vergaderd.

Met de beschrijvingen van de werkprocessen is inzicht verkregen en gegeven in de belangrijkste processtappen en de daarbij horende interne controlemaatregelen. In de afgelopen jaren waren er echter verschillen geconstateerd in de kwaliteit van de procesbeschrijvingen. In de afgelopen periode zijn hierin stappen genomen en zijn procesmatrices met de aangewezen proceseigenaren doorgesproken. Het doel is om uiteindelijk alle procesbeschrijvingen op te nemen in “Key Control Dashboard”. In het KCD zal de proceseigenaar in eerste instantie de processtappen in beeld moeten brengen. Daaruit volgen dan risico’s, beheersmaatregelen en toetspunten voor verdere interne controles.

Financiële analyse

Bedragen x € 1.000 (- = voordeel, zonder teken = nadeel)
	Lasten	Baten	Saldo
Begroting na wijziging	31.310	-535	30.775
Realisatie	31.628	-513	31.115
Verschil (realisatie t.o.v. gewijzigde begroting)	319	21	340

De belangrijkste wijzigingen zijn afwijkingen op de loon- en organisatiekosten en afwijkingen die zijn veroorzaakt door Covid-19. De afwijkingen op loon- en organisatiekosten worden centraal toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van deze jaarstukken (afwijking van € 428.000 (N) aan de lasten en € 65.000 (N) aan de baten). Door thuiswerken heeft de organisatie minder kosten gemaakt voor facilitaire zaken als koffie, papier, afval en zijn er minder opleidingen door het personeel gevolgd dan wel zijn opleidingen opgeschort. Dit resulteert in minder lasten van - € 440.000 (V).

Voor de doorontwikkeling van het Sociaal Domein en de implementatie van het nieuwe beleid is voor 2020 een eenmalig budget beschikbaar gesteld van € 300.000. Deze ontwikkeling is in juli 2020 gestart en loopt door in 2021. Van dit budget resteert € 170.000. Voor dit bedrag zal een overhevelingsvoorstel worden ingediend.

Met ingang van 2020 vallen de gemeenten onder het burgerlijk recht, ambtenaren hebben per 1 januari 2020 een arbeidsovereenkomst in plaats van een aanstelling. Dit heeft als gevolg dat medewerkers die niet op eigen verzoek met ontslag gaan recht hebben op een transitievergoeding. Bij de opstelling van de begroting 2020 was er nog geen indicatie te geven, hoeveel medewerkers dat zou betreffen, € 177.000 (N).

Overige afwijkingen zijn aanvullende kosten: opstellen strategisch huisvestingsplan, € 90.000 lasten (N), stijging kosten contract Arbodienst (in de begroting 2021 gerepareerd), € 84.000 lasten (N), stijging kosten werving en selectie door groot aantal vacatures in 2020 (boven de 100) die voornamelijk extern zijn ingevuld. Vanaf 2021 is dit budget opgehoogd, in de jaarrekening 2020 is er nog een nadeel van € 63.000 (N)

Door de Covid-19 uitbraak heeft de verbouwing van de Wilhelminastraat vertraging opgelopen.
Voor de verplaatsing van de receptie van de Wilhelminastraat zal de raad een overheveling van € 50.000 worden voorgesteld.